Sinds ik ben begonnen met zingen heb ik ruim 30 concerten mede helpen organiseren, vooral voor amateurkoren. Soms gedeeltelijk, soms volledig was ik verantwoordelijk voor de promotie, zo nu en dan voor uitverkochte zalen.

Om de haverklap krijg ik via mail en Facebook uitnodigingen om naar andermans concerten te komen luisteren. En net zoals jij ga ik er vaker niet heen dan wel. Daarom 7 tips om mij, of iemand anders, te overtuigen.

Laten we wel wezen, reclame maken is maar voor weinig mensen een hobby. Het voelt als lastigvallen, soms zelfs bedelen.

Denk aan de wervende straatverkoper. Die maakt misbruik van jouw beleefdheid, gijzelt je vervolgens om zijn elevator pitch af te steken en probeert je iets te slijten waar je eigenlijk niet geïnteresseerd in bent. Wie wil zich daar nu in herkennen?

Verrassing: koude promotie werkt nauwelijks. Net zoals de straatverkoper weet je niets van wie jouw concertflyer aannemen. Houden ze überhaupt van klassieke muziek? En dan van instrumentaal of vocaal, opera of oratorium? Van Bach, Mozart, Beethoven, Mahler, Wagner of Schönberg?

Bedenk dat iemand er niet voor kiest om met jou in contact te zijn. Bij een nichemarkt als klassieke muziek schiet je dus waarschijnlijk 99 keer mis.

Dus: hoe dan wél promoten?

1. Informeren: engageren, niet gijzelen.

Wat werkt wel? Engageren, dus. Maar hoe doe je dat?

De kern is dat je je verhaal bij jezelf houdt. Probeer de lezer of toehoorder niet naar je toe te trekken, maar laat de ander zich in jou interesseren. (Dat is bovendien ook een richtsnoer op het podium. Jij vertelt een verhaal en het publiek hangt aan jouw lippen; niet over het publiek heen kwijlen!)

Vergelijk de volgende twee berichten:

‘Morgen zing ik het Weihnachtsoratorium in een koude Stevenskerk. Kom je ook? Er zijn nog heel veel kaarten over…Het wordt fantastisch en er wordt warme choco geschonken in de pauze. ’

Niet eens zo heel slecht. Lekker kort, dat is goed. In tegenstelling tot een koude kerk, krijg ik wel zin in warme choco! Maar wéér ‘moet’ ik komen, weer (indirect) dat gezeur over die tegenvallende kaartverkoop, weer die gekunstelde woorden over de kwaliteit van een matig oratoriumkoor. Het bericht laat niets te raden over: doorscrollen die hap.

Deze dan:

‘Vanavond generale van het Weihnachtsoratorium, morgen concert. Wat een mooie muziek, een eer om het te mogen zingen. En dat haar van onze dirigent, dat bij elke ‘Jauchzet’ verder door de war geschud wordt… onbetaalbaar! Nu eerst een kopje warme choco, morgen gelukkig ook. Iemand nog tips om onopvallend warm te blijven tijdens het concert?’

Dit tweede bericht is een persoonlijk en engagerend verhaal, waarin een lezer zich kan verplaatsen. Er zit een beetje humor in en het sluit af met een open vraag aan het publiek. Herkenbaar voor koukleumen en koorzangers, met name die met dezelfde dirigent. Tegelijk informeer je de lezer, reageert iemand op het bericht met een warmhoudtip en klikt diegene door naar de website.

Kortom, vertel een engagerend verhaal en je publiek voelt zich niet gegijzeld. Het nodigt uit tot doorklikken, meepraten of zelfs steunen!

2. Uitnodigen: ga voor de persoonlijke benadering.

Massauitnodigingen voor evenementen via Facebook zijn niet effectief en ervaren de meeste mensen als spam. Zelf krijg ik soms uitnodigingen van personen die ik amper ken, wiens meldingen ik vervolgens uitschakel. Misschien jammer, want die evenementen waren misschien best de moeite waard.

Een massa aanspreken kan met informeren, maar is niet raadzaam met uitnodigen. Daarvoor heb je een persoonlijke touch nodig. Spreek je iemand, vraag je bijvoorbeeld terloops of de ander al iets te doen heeft op een concertavond. Zo ja, misschien kan diegene de afspraak combineren met het concert? Als je gesprekspartners er niet zelf al naar doorvraagt (‘Wat is dat eigenlijk? Wordt het mooi? Ken ik het?’ dat soort vragen), probeer het dan later gewoon nog eens.

Laat de muzikale kwaliteit van het concert voor een potentiële bezoeker te wensen over? Ga bij hen dan voor een charmeoffensief: “Je ziet het zweet op ons voorhoofd staan, we moeten er hard voor werken!” Laat een stukje muziek horen, vraag of hij alle uitgevoerde componisten kent, promoot het feit dat er een paar talentvolle musici bij zitten. Voor een single kun je zelfs een koppelpoging opzetten en diegene uitnodigen voor de ‘besloten’ borrel na het concert…

Kortom, snijd de uitnodiging toe op de persoon en je hoeft niet in een elevator pitch te verzanden.

3. Imagebuilding: maak jouw reclame-uitingen onderscheidend.

Niets spreekt minder aan dan hét standaardbericht over een concert van het lokale koor: ‘Op 1 februari geeft Toonkunst Lutjebroek een prachtig concert met muziek van Mozart, Fauré en Dvořák. 14.15 uur in de Grote Kerk aan de Kerkstraat, Lutjebroek.’ Daar zijn er toch 100 van in een jaar?

Gemiste kans! Geef een potentiële luisteraar altijd iets om naar uit te kijken. Misschien treedt Toonkunst Lutjebroek hier wel op met een orkestje van conservatoriumstudenten en heeft de dirigent een bos haar die meer swingt dan Dizzy Gilespie. Er zit trouwens een geweldig hoge noot in één van de stukken; de muzikale ontlading is enorm als die zuiver is. Of, als iemand niet zo geïnteresseerd is in de muziek, kun je het zelfs over een andere boeg gooien en vertellen over die onweerstaanbaar knappe bas…

Is jouw club niet vies van een beetje gek doen, zoek dan een grappig, herkenbaar maar vooral niet voordehandliggend handelsmerk. Wees wel consistent en trek het ludieke door in alles wat je doet.

Drie leuke voorbeelden:

  1. Mannenkoor De Fundo, #1elitemalechoir. Ze gebruiken teksten die prikkelen, soms schunnig zijn en wat studentikoze droge humor bevatten.
  2. Olga Vocal Ensemble: hun mascotte is de rode theepot. Drie keer raden hoe die heet? En kijk eens goed naar hun naam/logo. Lijkt één van de letters niet erg op, inderdaad, die (rode) theepot?
  3. Boeuf Majeur, dat consistent reclame maakt voor hun concerten met plaatjes van koeien. Elke keer als ik naar een koe kijk, denk ik aan hen. Dat is nog eens branding.

Kortom, een potentiële bezoeker lekker maken met een ludieke kleinigheid en vervolgens naar binnen lokken voor de rest.

4. Timing: wees op tijd.

Het valt me vaak op dat berichten over een concert pas de laatste dagen voor een concert het vaakst gedeeld worden. Maar iemand zelfs een week van tevoren uitnodigen is al drie weken te laat. Agenda’s zijn meestal de komende twee weken volgepland. En wat dacht je van het weekend? Kijk misschien zelf even in je agenda…

Zelfs al had je komend weekend vrij, denk dan aan die drukke mensen met een beetje of zelfs veel geld, die je tijdens de pauze van je concert van donateurschap wilt overtuigen.

Wat is een goede basisplanning om één concert voor 250-500 bezoekers vol te krijgen?

>  6 weken van tevoren; eerste aankondigingen (persberichten, posters, flyers, mail en algemeen nieuwsbericht op facebook) en start kaartverkoop
>  5 weken van tevoren: start met persoonlijk uitnodigen (via whatsapp, in de lift, bij de koffieautomaat)
>  3-4 weken van tevoren: herhaling aankondiging (interviews met (lokale) media en herinneren aan de uitnodiging
>  1-2 weken van tevoren: last minute reclame (‘laatste kans om nog kaarten te bestellen!’, twijfelaars overhalen)

Kortom, begin vroeg – zorg ook dat je je materialen op orde hebt – en in het algemeen geldt: hoe groter het project of hoe minder deelnemers, des te eerder begin je.

5. Eerlijk zijn: tegen anderen, maar ook tegen jezelf.

Je kunt je potentiële publiek voorhouden dat je het beste koor uit de wijde omgeving bent. Of dat je concert geschikt is voor jong en oud, dik en dun, lang en kort, blind en doof… Maar als dat niet helemaal klopt, kun je daar beter voorzichtig mee zijn.

Word wakker: veel klassieke concerten zijn echt niet ‘toegankelijk voor een breed publiek’. Zeker als je geen (over)bekend repertoire doet, teksten meelevert of liever nog een presentator hebt die elk stuk kort inleidt. Wek in je communicatie dus geen verwachtingen die je niet kunt waarmaken.

Vermijd ook het andere uiterste. Je hoeft echt niet uit de school te klappen dat niemand thuis zijn noten studeert. Of dat de trombones in jouw harmonie altijd te hard spelen, of dat de altviolen altijd te laag intoneren zijn in jouw orkest. Je collega’s zwart maken wekt geen sympathie (bij wie dan ook).

Denk ook aan eerlijk zijn over andere dingen dan de artistieke kwaliteit, zoals het comfort tijdens het concert. Bijvoorbeeld van kerkbanken: als jouw publiek over het algemeen beschikt over een zilveren haardos, dan wil je ze misschien niet 2 uur zonder pauze in een koude kerk op een hard bankje laten zitten. Las desnoods extra pauzes in, schenk gratis koffie en thee, verkoop warm appelgebak. Wie in basisbehoeften zoals comfort niet voorzien is, luistert ook maar met een half oor.

Verwachtingen waarmaken of overtreffen, daar houden mensen van. Allen dan komen ze terug én spreken ze achteraf positief over het concert tegen anderen.

6. Herhalen: voorzichtig, maar niet te bescheiden zijn!

Bedenk: iedereen vindt het leuk om ergens voor uitgenodigd te worden.

Feitelijk gezien krijg je vrijwel niemand na één uitnodiging al gelijk naar je concert. Als het lukt, was het een perfect match, qua belangstelling, bereidheid, planning, etc. Maar doorgaans valt er slechts belangstelling te winnen de eerste keer dat je iemand informeert of uitnodigt.

Twijfelt iemand de eerste keer nog, dan misschien de tweede keer ook. Pas een derde keer kijkt iemand echt in zijn/haar agenda. Een vierde keer op de website, vraagt of iemand anders mee wil. Een vijfde keer bestelt iemand daadwerkelijk zijn kaarten.

Kortom, herhalen is een onmisbaar onderdeel van succesvolle pr. Zonder herhalen onthoudt je publiek niets. Alleen als je herhaalt, weet je publiek waar je mee bezig bent. Dus herhaling is één van de sleutels van goede promotie. (Tenzij je te kort op elkaar herhaalt, want dan verlies je snel de aandacht…)

7. Evalueer: weet wanneer je het goed gedaan hebt

Heb je een concert vol gekregen, gefeliciteerd! Blijkbaar heb je iets goed gedaan. Voorkom echter dat je gaat gissen wát er zo goed is gegaan en maak je resultaten tastbaar. Hoe krijg je dezelfde mensen volgende keer weer in je zaal?

Zomaar een paar ideeën: gebruik de achterkant van het toegangskaartje als formulier voor abonneren op de nieuwsbrief. Deel enquêtes uit of stuur ze na aan degenen die online besteld hebben. Vraag je persoonlijke vrienden in de week na het concert wat ze er nu écht van vonden, of ze op- en aanmerkingen hebben op de organisatie, of op de randzaken als kaartverkoop en consumpties.

En denk ook aan de mensen die níet geweest zijn. Zij waren misschien wel bereid om te komen, maar waren gewoon niet in de gelegenheid. Vraagt iemand de dag na het concert op je werk hoe het ging, dan weet je dat je tóch goed promotie hebt gemaakt bij die persoon.

Kortom, neem geen genoegen met eenmalig een succesvolle opkomst, onderzoek ook de echte redenen om wel of niet te komen.

Conclusie

Promotie maken voor een evenement hoeft niet vervelend te zijn, noch voor jou, noch voor wie jij uitnodigt. Onderscheid jezelf met een leuke, grappige of ontroerende gimmick die blijft hangen. Als je vervolgens bij het uitnodigen vanuit jezelf communiceert, eerlijk blijft en je boodschap herhaalt, krijg je de beste resultaten. En vergeet naderhand niet informatie te verzamelen om je werk de volgende keer makkelijker te maken!

Heb je zelf nog pr-tips? Ben je het niet met me eens of vind je dat er iets cruciaal mist? Laat een reactie achter!

Op de hoogte blijven?

Vul je emailadres in om in te schrijven op deze blog en emailmeldingen te ontvangen van nieuwe berichten.

Of deel dit bericht op sociale media: